E-Commerce dan E-Government
A. Enterprise Resource Planning
Enterprise Resource Planning (ERP) atau perencanaan sumber daya perusahaan adalah aplikasi computer yang menyatukan system informasi yang mencakup berbagai fungsi utama perusahaan. Fungsi-fungsi perusahaan diantaranya adalah fungsi keuangan, sumber daya manusia, proses produksi, dan pemasaran. Dalam suatu perusahaan, masing-masing fungsi ini memiliki system informasi yang terpisah satu sama lain, karena dikembangkan dalam waktu yang juga terpisah.
Beberapa system informasi yang terpisah di dalam perusahaan, apabila tidak terpadu, atau tidak terkait satu sama lain, maka tidak akan dapat memberikan informasi yang baik kepada pembuat keputusan. Oleh karenanya, diperlukan suatu system yang dapat menyatukan berbagai system informasi tersebut. System ini disebut dengan ERP.
ERP dibangun dengan menyatukan atau menghubungkan berbagai basis data yang ada di dalam perusahaan. Saat ini sudah ada beberapa penyedia program ERP, di antaranya adalah :
· Baan
· J. D. Edwards
· Oracle
· Peoplesoft
· SAP AG (saat ini memimpin pasar)
Di Indonesia sudah ada beberapa perusahaan yag menerapkan program SAP ini, diantaranya adalah: Aqua, Auto 2000, Bentoel Prima, Blue Bird, Daihatsu Motor, Pertamina, Telkomsel, Toyota Astra Motor, Toyota Motor Manufacturing Indonesia, da masih banyak lagi.
SAP singkatan dari System Application and Product in data processing. Program ini merupakan perangkat lunak yang dikembangkan untuk mendukung kegiatan perusahaan agar lebih efisien dan efektif, dengan mengintegrasikan berbagai system yang sudah ada didalam perusahaan. Biasanya perusahaan memiliki system informasi tidak hanya tunggal, tetapi lebih dari satu. Kelemahan system yang lebih dari satu adalah belum tentu dapat disatukan dengan baik.
Modul-modul SAP
Sebagai suatu program pengintegrasi, SAP memiliki modul yang cukup banyak. Beberapa modul dalam program SAP dapat dilihat pada table berikut.
Modul
|
Kegunaan
|
Asset Management
|
Mengelola aktiva yang dimiliki oleh perusahaan, meliputi investasi, pembebana biaya, pengelolaan, dan penghentian
|
Controlling
|
Mengadministrasi kos dan pengendalian produksi.
|
Financial Accounting
|
Mengatur penerapan standar akuntansi, manajemen kas, system buku besar, dan pelaporan.
|
Human Resources
|
Mengintegrasikan berbagai pengelolaan personalia, sejak proses rekrutmen, pengangkatan, penugasan, hingga pension.
|
Material Management
|
Membantu manajemen dalam mengelola bahan, sejak pembelian, penggunaan, hingga penyimpanan di gudang.
|
Plant Maintenance
|
Memudahkan manajemen dalam memelihara fasilitas produksi, seperti bangunan kantor, pabrik, gudang, dan taman.
|
Production Planning
|
Membantu manajemen dalam penyiapan proses produksi, penyiapan jadwal produksi, hingga pengendalian produksi.
|
Project System
|
Menangani berbagai pelaksanaan proyek yang sedang dijalankan oleh perusahaan.
|
Quality Management
|
Memudahkan manajemen dalam melakukan proses pengendalian kualitas produk dan jasa yang dihasilkan.
|
Sales and Distribution
|
Mengintegrasi penjualan dan pengiriman barang ke berbagai titik distribusi, sampai ke penagihan.
|
Meskipun berdasarkan modul-modul yang ada di dalamnya SAP terlihat system yang kompleks (dan memang demikian adanya), tetapi konsep utamanya harus tetap dijalankan, yaitu bahwa data harus terintegrasi. Terintegrasi artinya data harus diinput hanya satu kali saja dan dapat dipakai di berbagai fungsi dan aplikasi lain yang ada di dalam perushaan.
Dalam suatu perusahaan manufaktur, integrasi data ini dimulai sejak proses perencanaan produksi, proses penentuan kebutuhan bahan, sampai pada produksi, penjualan, dan penagihan. Proses ini sering disebut juga supply chain, yaitu hubungan antara pemasok dengan perusahaan. Beberapa contoh dalam aplikasi ini adalah :
· Proses pengadaan hingga pembayaran (procurement to payment)
· Proses penerimaan penjualan hingga penerimaan kas (order to cash)
· Proses pengelolaan persediaan dan penggudangan (inventory/warehouse management)
· Proses pengelolaan aktiva tetap (fixed asset management).
Perkembangan ERP
ERP bukanlah merupakan suatu aplikasi yang tiba-tiba muncul, tetapi sebenarnya merupakan kelanjutan dari aplikasi lain yang sudah lebih dulu muncul. Perkembangan ERP dapat dilihat pada skema berikut:
| |||||||||||||
| |||||||||||||
|
| ||||||||||||
 | |||||||||||||
 |  | ||||||||||||
Pada awal perkembangan computer, system informasi digunakan untuk mengelola atau mengendalikan persediaan barang (baik bahan baku, barang jadi, dan barang dagangan). Aplikasi ini dikenal dengan istilah inventory control. Aplikasi inventory control digunakan untuk mencatat pengadaan, penyimpanan, dan penggunaan atau penjualan persediaan. System ini memperbaiki system yang sebelumnya dilakukan secara manual. Tujuan lain inventory control adalah untuk mempercepat proses penyajian informasi persediaan.
Setelah itu muncul MRP atau Material Requisition Plan, yaitu suatu aplikasi yang digunakan untuk mengatur agar penggunaan dan pengelolaan material menjadi lebih efisien. Manajemen berharap dengan diterapkannya MRP, perusahaan tidak akan mengalami kekurangan persediaan pada masa-masa tertentu dan sekaligus tidak menyimpan terlalu banyak persediaan pada masa-masa yang lain.
Ternyata menangani dan mengelola persediaan saja tidak cukup, karena persediaan juga menyangkut masalah kas, masalah utang-piutang, masalah produksi, dan masalah penjualan. Oleh karenanya, diperlukan suatu system yang lebih komprehensif bila dibanding MRP (Material Requisition Plan), maka mucullah aplikasi baru yang disebut dengan Material Resource Planning. Karena singkatannya sama-sama MRP, maka MRP yang kedua diberi tambahan II, sehingga menjadi MRP II. Kalau Material Requisition Plan hanya menangani pengelolaan persediaan, maka Material Resurce Planning melibatkan fungsi-fungsi penjualan dan produksi sehingga lebih luas lingkupnya.
Setelah MRP II digunakan di banyak perusahaan, dirasakan masih ada kekurangan yang lain, yaitu tidak dapat diintegrasikannya antara system informasi persediaan dengan system informasi yang lain. Oleh karenanya, muncullah aplikasi baru yang disebut dengan ERP (Enterprise Resource Planning).
Aplikasi ERP tidak hanya dikembangkan oleh satu perusahaan, tetapi oleh banyak perancang system yang contoh-contohnya dapat dilihat di halaman 16.4. saat ini versi ERP yang cukup banyak dikenal adalah SAP AG dan versi terbarunya dikenal dengan nama SAP R/3.
Arus Data dalam ERP
ERP adalah suatu system yang mengintegrasikan berbagai fungsi di dalam perushaan. Pengintegrasian ini bukan pada kegiatan atau pekerjaan dalam masing-masing fungsi, tetapi pada datanya. Data yang sudah ada di dalam perusahaan tidak akan diganti dengan system yang baru, tetapi diusahakan untuk saling dihubungkan satu dengan yang lain. Apabila dilihat skemanya, akan tampak seperti pada gambar berikut ini.
|
|
|
|
Oleh karenanya, dalam penerapannya ERP sangat memerlukan informasi detail mengenai basis data. Misalnya, file apa saja yang diperlukan, field-nya apa saja, berapa lebarnya, apa jenis field-nya, bagaimana struktur datanya, dan seterusnya. Data ini harus tersedia, lengkap dengan dokumentasinya. Oleh karenanya, peran perancangan basis data dan pendokumentasiannya sangat penting.
Apabila diperlukan, perusahaan dapat meminta konsultan untuk mengevaluasi basis data sebelum menerapkan ERP. Meskipun program ERP sudah dapat membaca berbagai jenis basis data, tetapi perancangan basis data tetap penting.
Mengevaluasi ERP
Apabila perusahaan ingin memakai system ERP, ada beberapa langkah yang harus ditempuh, karena system ini merupakan system yang besar dan rumit. Meskipun tidak ada urutan yang baku, tetapi salah satu aplikasi yag tersedia di pasar (yaitu eBestMatch), menyediakan urut-urutan sebagai berikut:
1. Tentukan konfigurasi perusahaan (misalnya kegiatan utama, proses yang ada, bagian-bagian yang terlihat, dan sebagainya).
2. Cari dan pilih program yang sesuai dengan konfigurasi perusahaan (salah satu dari berbagai program ERP yang ada, jangan hanya mengikuti perusahaan lain).
3. Tentukan prioritas yang akan dikerjakan oleh perusahaan dengan adanya penerapan ERP.
4. Analisis hasil penerapan ERP, apakah kegiatan akan semakin mudah, informasi semakin cepat dan akurat, dan seterusnya.
5. Pilihlah satu produk yang paling sesuai (misalnya apakah SAP, Baan, PeopleSoft, da sebagainya).
6. Hubungi pemasok untuk memberikan demo penggunan program.
7. Setelah cocok, lakukan negosiasi pemasangan dan harga.
8. Memasang dan menjalankan program ERP.
Rincian langkah-lagkah tersebut dapat dijalankan dengan program eBestMatch di atas. Program tersebut (dan program-program sejenis) dapat dicari dengan mudah di Internet.
B. Costumer Relationship Management
Costumer Relationship Management (CRM) atau program pengelolaan hubungan dengan pelanggan (costumer) adalah program computer (atau software) yang memungkinkan pelanggan mengakses data kegiatan perusahaan, mulai dari rencana produksi sampai layanan purna jual. Pelanggan ingin mengetahui kapan perusahaan melakukan produksi dalam jumlah banyak dan kapan dalam jumlah sedikit. Hal ini perlu diketahui oleh pelanggan (yang biasanya berbentuk perusahaan atau kalau pribadi merupakan agen perusahaan) untuk menyusun rencana pemasaran dan kegiatan perusahaan. Sudah barang tentu hanya pelanggan yang memenuhi kriteria tertentu yang dapat mengakses fasilitas CRM ini.
Bebrapa merek atau penyedia program computer yang tergolong ke dalam kelompok CRM diantaranya adalah :
· BroadVision
· Epiphany
· Kana
· Nortel/Clarity
· Peoplesoft/Vanitive
· Siebel (saat ini terbaik)
C. Supply Chain Management
Supply Chain Management (SCM) adalah program computer yang digunakan untuk mengoptimisasi pengadaan bahan baku dan produksi dengan mengintegrasi system informasi logistik perusahaan dengan system informasi milik pemasok dan distributor. Baik perusahaan maupun pemasok sama-sama memiliki system informasi yang sudah terkomputerisasi dengan baik.
Hubungan tidak hanya berlangsung antara dua perusahaan saja, tetapi bisa terdiri atas beberapa perusahaan dalam satu jaringan produksi.
Beberapa merek program computer yang tergolong ke dalam jenis SCM (system chain management) yang tersedia saat ini adalah sebgai berikut:
· I2 Technologies
· Manugistics
· SAP (saat ini terbaik)
· SCT
D. Hubungan ERP, CRM dan SCM
Hubungan antara ERP, CRM, dan SCM terlihat bahwa inti system adalah Sistem Informasi Manajemen (MIS) dan system pemandu keputusan (DSS). Kedua system ini dimiliki oleh perusahaan. Selain kedua system ini, perusahaan memiliki beberapa system informasi fungsional (misalnya system informasi pemasaran, system informasi keuangan, system informasi sumber daya manusia), yang disatukan melalui system ERP. Penyatuan berbagai system informasi fungsional ini dilakukan oleh perusahaan dengan memanfaatkan jalur intranet.
Antara system informasi internal perusahaan tadi perlu dihubungkan dengan system informasi yang dimiliki pelanggan (customer) melalui system informasi e-commerce dan CRM (Customer Relation Manager). Hubungan system informasi ini dilakukan dengan memanfaatkan jaringan internet, karena antara perubahaan dengan pelanggan dapat berada di tempat yang saling berjauhan, dengan zona waktu yang tidak sama. Hubungan system informasi perusahaan dan system informasi pelanggan sebenarnya mirip yang terjadi di sebuah toko, yaitu ada barang-barang yang dipamerkan untuk dibeli, ada prosedur pembelian dan pembayaran, dan dalam beberapa hal, ada pemberian layanan kepada pelanggan atau calon pelanggan. Oleh karena itu, system ini sering disebut juga dengan front-office system.
Di sisi lain, system informasi perusahaan dan system informasi pelanggan juga dapat dihubungkan, melalui system informasi yang disebut dengan SCM (Supply Chain Mnagement). Hubungan kedua system ini juga dimungkinkan dengan adanya jaringan internet, karena antara perusahaan dengan pemasok bisa berada di tempat yang saling berjauhan. Hubungan kedua jenis system ini disebut dengan back-office system. System ini tidak terlihat oleh pelanggan, namun sebaliknya pelanggan memang tidak mau tahu, system apapun yang digunakan oleh perusahaan, yang penting kebutuhan terpenuhi.
E. E-Government
Selain e-commerce yang lebih banyak digunakan oleh dunia bisnis, sekarang juga sudah mulai dikenal e-government adalah berbagai layanan yang diberikan oleh pemerintah kepada public melalui jalur elektronik. Jalur elektronik yang digunakan dalam e-commerce yaitu telepon, ATM, computer, dan jaringan lain yang dapat digunakan untuk melakukan transaksi.
Tujuan pemerintah menerapkan e-government adlah sebgai berikut:
a. Menyediakan layanan kepada public yang tidak terbatas pada hari dan jam kerja dan tidak terbatas hanya di kantor-kantor pemerintah saja.
b. Meningkatkan kualitas layanan pemerintah kepada masyarakat.
c. Meningkatkan kinerja pemerintah.
d. Meningkatkan pendapatan pemerintah, karena proses perizinan pembayaran pajak dan retribusi, dan berbagai jenis pendapatan lainnya akan dicatat di computer, sehingga mengurangi kecurangan.
Berbagai layanan yang dapat diberikan oleh pemrintah kepada masyarakatnya adalah sebagai berikut:
a. Sebagai langkah awal dan paling penting adalah mengidentifikasi penduduk. Di Indonesia, identifikasi penduduk disamakan dengan pemberian kartu tanda penduduk.
b. Pengurusan kelahiran, perkawinan, dan kematian, dapat dilakukan melalui telpon (hal ini sudah berlaku di India dan Singapura).
c. Pembayaran pajak dapat dilakukan melalui ATM, Internet, atau SMS banking.
d. Pengurusan kenaikan pangkat, kenaikan gaji, pengangkatan karyawan, pemberhentian karyawan, pengurusan pensiun dan tunjanga pension, dapat dilkukan melalui internet.
e. Pengurusan berbagai izin usaha (baik baru maupun perpanjangan), dapat dilakukan melalui jaringan computer yang disediakan oleh instansi pemerintah terkait, atau melaui jaringan internet.
f. Pemberian informasi penting kepada warga masyarakat, baik yang berada di dalam maupun yang di luar negeri.
g. Pemberian informasi kepada masyarakat luar egeri yag ingin mengunjungi daerah atau negara yang bersangkutan.
Masih banyak lagi layanan yang dapat disediakan oleh pemerintah kepada warga masyarakatnya melalui jalur elektronik. Memang ada kemungkinan system informasi akan dapat gangguan dari orang-orang yang tidak bertanggungjawab, tetapi dengan pengamanan yang baik, sstem informasi yang terkait dengan e-government akan tetap dapat dilaksanakan engan baik.
E-government tidak dapat dibiarkan tumbuh dengan sendirinya, tetapi harus dirancang dan dikembangkan denga baik. Secara garis besar, perkembangan e-government akan mengikuti pola berikut ini:
a. Pengenalan
b. Pemasyarakatan
c. Penggunaan
Pada tahap pengenalan, pemerintah mulai merancang situs di internet yang berisi berbagai informasi umum, seperti nama-nama daerah, potensi ekonomi, informasi tentang layanan pemerintah dan lain sebagainya. Tujuan tahap ini semata-mata hanyalah mengenalkan suatu daerah kepada masyarakat. Meskipun internet bukanlah satu-satunya sarana untuk menyampaikan informasi, tetapi karena sifatnya yang unik membuat internet menjadi pilihan utama. Pada tahap ini, informasi mengalir satu arah, dari pemerintah kepada masyarakat.
Tahap permasyarakatan ditandai dengan dibukanya berbagai layanan yang relatif mudah, seperti penyediaan berbagai formulir pendaftaran izin, pajak, regristrasi dan sebagainya. Beberapa fasilitas juga bisa diperoleh dengan cara menjawab beberapa pernyataan atau mengisi kuesioner. Masyarakat sudah mulai diajak untuk berinteraksi dengan pemerintah, sehingga informasi sudah mengalir dua arah.
Tahap ketiga adalah tahap penggunaan, yaitu penggunaan berbagai media untuk melakukan transaksi antara pemerintah dengan masyarakat. Pemerintah sudah menyediakan berbagai layanan penting kepada masyarakat. Dengan cara ini segala urusan menjadi mudah, jelas, dan pasti. Beberapa negara sudah menggunakan e-government ini untuk melayani warganya, misalnya pemerintah Amerika Serikat, Brazil, India, Inggris, dan Singapura.
F. Pihak Terkait
Pihak yang terkait dengan e-government ada tiga, yaitu pemerintah (government dan sering disingkat G), perusahaan (business dan sering disingkat B), serta penduduk atau pelanggan (sering disebut citizen atau customer, dan disingkat C). Ketiga pihak tersebut dapat saling melakukan transaksi.
Hubungan tersebut memiliki istilah khusus dalam aplikasi e-government dan e-business. Berbagai hubungan tersebut disingkat dengan istilah berikut ini:
§ G2B atau government to business, yaitu hubungan antara pemerntah dengan dunia usaha, biasanya dengan pengajuan izin, pembayaran pajak dan retribusi, dan layanan lain yang berhubungan dengan dunia usaha.
§ G2C atau government to citizen, adalah hubungan antara pemerintah dengan warga negara atau penduduk, mialnya dalam pengurusan surat kelahiran, pajak kendaraan, dan pemberian berbagai tunjangan.
§ B2C atau business to citizen, yaitu hubungan antara dunia usaha dengan penduduk secara perorangan, misalnya dalam penyediaan barang dan jasa, terutama barang dan jasa konsumsi, seperti kendaraan, pesawat telepon, dan asuransi.
§ G2G atau government to government, berarti hubungan antar instansi pemerintah (misalnya pemerintah provinsi Jawa Tengah dengan pemerintah propinsi Jawa Timur mengadakan kerjasama pembayaran pajak kendaraan).
§ B2B atau business to business, adalah hubungan antar dunia usaha, untuk melakukan jual beli berbagai barang, jasa, dan layanan lainnya.
§ C2C atau citizen to citizen, yaitu hubungan antara penduduk secara perorangan dengan penduduk atau individu lainnya. Hubungan biasanya berbentuk urusan jual beli.
Saat ini semakin banyak pemerintah daerah yang mengembangkan dan mempublikasikan alamat homepage. Hal ini belum tentu bisa digolongkan ke dalam penyelenggaraan e-government. Apabila homepage yang disediakan oleh pemerintah hanya menyediakan informasi satu arah kepada pengunjungnya, maka tidak akan terjadi interaksi antara kedua belah pihak. Hal ini belum dapat digolongkan sebagai e-government. Namun apabila melalui homepage tersebut dunia usaha atau penduduk dapat melakukan interaksi atau transaksi, barulah layanan tersebut dapat disebut e-government.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar